複合機サガス

「オフィス文書の管理をどうするか？」というテーマについて触れてみると、さまざまな観点からの問題の指摘や
要求があります。複合機を使った問題解決のテーマは、

・申込書や契約書の問い合わせに、すぐに応えられない ・・・
・過去の書類量が膨大で、閲覧したい書類を探すのに時間がかかる・・・
・原本は大事に保管しなければならないが、情報は素早く伝達しなければ業務効率が低下してしまう…
・原本と複製の2重管理で保管スペースが足りない・・・など。

そして、紙文書をスキャナでデジタル化して、効率的に活用したい。
電子文書を必要なときにすぐに検索できて、参照したい。
図面や技術文書の閲覧を効率的に行ないたい、メンバーの情報共有を行ないたい。といった積極的な
要望として提起されています。

「情報の共有化」とひとことで表現しても、はたして情報（文書）をどのように管理し活用するのか？という
テーマと同時に検討されなければ効率的な活用には繋がらなくなってしまいます。
複合機とは、あくまで道具でしかありません。複合機を導入する前に課題を整理することが大前提となります。

ところで、複合機はいまや何らかのかたちでネットワーク（LAN）に接続しており、プリンタ活用および電子
文書化のためのスキャナとしての活用も一般化しつつあります。
最新の複合機は、ドキュメント（文書）をいかに“電子化”して活用するかというテーマに取り組んでいます。
スキャンしたドキュメントを複合機から直接電子メール送信したり、Windowsネットワークの共有フォルダに
保存したりというように、入出力と送受信においてドキュメントを電子化し、同時に電子化されたドキュメント
を取り扱う、まさにＩＴ機器と呼ぶべきものとなっています。

別のところで触れているように複合機は、まさにオフィスの情報ポータル機能を持つ装置となっています。
キーワードは、『文書の電子化』ということになり、複合機本体に内蔵されているディスクであれ、サーバー上
であれ、情報の種類に応じて分類・ファイリングし、用途に応じて共有・活用していくことが求められます。
複合機導入時には、単なる機器の価格や”ランニングコスト”の面からだけでなく、こうしたドキュメントの
共有化と活用の効率化をどうするか？という視点からのご検討をお勧めします。

[参考サイト]　　複合機メーカーのソリューション提案サイト

　　　　　　　　・富士ゼロックス　　・キャノン　　・リコー　　・シャープ

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