複合機サガス

コスト削減とひとことで表現しても、”文書の出力枚数を抑えたい”とか、”無駄なコピーをしない”というように
一般的に語られ、結局のところ成果が出ないカタチで終わってしまうケースが多いようです。

・複合機やプリンタからの出力を抑えたい・・
・コピーやFAX１枚当りのカウンター料金を節減したい・・
・個人や部門ごとのコピー/プリンターの使用状況が把握できないので、プリント枚数を抑えられない・・
といった問題は、仕事の仕方やオフィス業務の流れをシステム化すると同時に、オフィス機器の使用ルール
を決めることによって”一定”の成果が出ることもあります。
しかし、最終的には『文書の保管・管理』の問題と統一して検討しなければ、コスト削減という当初の目的
は達成することができない、ともいえます。

<キーワードはスキャナの活用>

アナログ文書をイメージ（デジタル）化するスキャナは、以前からパソコンなどの周辺装置として”単体”で
販売され利用されています。ところで最近では複合機にその機能が”複合化”され、電子化の道具として
その能力を発揮しています。
オフィスにおいて、日々発生する文書をスキャナで取り込めば書類の山は電子データとなり、その量や
用途に応じてネットワーク上のファイルサーバに格納したり、あるいは複合機のディスクに保存することで
”紙”の保管スペースは大幅に削減されることになります。
このように電子化のメリットをカタチにするためには、スキャナが不可欠です。

ところでスキャナの活用を習慣づけるには、それが目に見える所にあって、使いたい時に気軽に操作できる
ことが必要です。

・手間をかけずに文書を電子化する。
・電子文書の検索作業の効率化を図る。 あるいは、
・紙文書の劣化などの管理の手間をはぶき、カタログや帳票の管理を効率的におこなう。
・閲覧文書の輸送の手間をなくしていく。
つまり、コスト削減は、見積書や注文書などを紙文書として保存した場合にかかる「保管コスト」、
書類をすぐに取り出して参照するための「管理コスト」、配送・取り寄せのための「運送コスト」など
トータルに効果を発揮するものでなければなりません。
言い換えれば、「業務で発生する紙文書の効率的な管理や電子化」に取り組むことよってコストの
削減は達成されるといえるでしょう。

<備考>
複合機単体でのランニングコスト削減を考えた場合、先(TOPページ)に触れたように、複合機は
『機器・ハードと消耗品としてのトナーおよび保守・メンテナンス料金を一体化し、印刷枚数に応じて
コストが発生する』ということから、コピー頻度やＦＡＸ受信の頻度など日々の業務で発生する紙の
量について、必要不可欠な文書とそうでないものなど具体的に再チェックすることも必要です。

　　ＩＴ機器・複合機導入によるコスト削減と業務効率化をご検討中の方はぜひご相談ください。