複合機サガス

”業務の効率的！”と、いたるところで語られています。
過去の書類量が膨大で、閲覧したい書類を探すのにとても時間かかる、なんとかしたい、
資料や紙文書が増えつづけるので保管スペースを確保するのがたいへん・・・、申込書や契約書の
問合せにすぐに応えられない ・・・などなど、場面ごとに取り上げれば切りがありません。

ところで「文書の保管」や「検索の手間」に触れるまえに、日常一般的な文書の出力業務について
触れておきましょう。
オフィスでは複合機やパソコン、プリンターは必要不可欠なものです。
複数の人数でオフィス機器を共有する環境では、出力時に不便を感じる場面があるのも事実です。
例えば、プリンターを複数の社員で共有しているオフィスでは、時間帯によって出力が集中しやすく、
出力状況が把握しにくくなります。出力の順番待ちにいらいらしたり、紙詰まりなどのトラブルに
気づくまで長い間放置されたりと、たった一枚の出力のために業務効率が下がってしまう場合が
あります。ひとつひとつは小さいことでも、部署全体、企業全体となれば大きな問題です。
こうした機器の利用環境の問題は、単にコピー機やプリンターを”増やす”ということでは解決でき
ないでしょう。
個々人が自分の机に”紙”で取っておいた文書を必要になるたびにコピーしたり、部署の共有文書
（資料）を書類棚から探し出してコピーしたりといった風景が、いまも見受けられます。

【対策のポイント】
文書の作成や管理、検索に関連する効率化は、「文書保管方法」の変更で！

ところでオフィスには紙文書と電子データの2種類のドキュメントが存在しています。
まず「紙」と「電子データ」を分別して、それぞれどのように管理すればいいか？というところから始める
べきでしょう。

ここでのテーマは「業務の効率化」ということですが、すでに作成・保管されている「紙」文書は”紙”として
保管しておくものとそうでないものを分類し、情報内容に応じて電子ファイル化する、さらに日々発生する
文書を電子化していくシステムを構築する、これらの上に立ってはじめて”文書管理や閲覧・検索”が
効率的に実現されていくということになります。

・文書の電子化でペーパーレス化を実現し、必要な文書のみ出力できる環境を実現する
・電子文書化することで、その特性を活かした効率的な情報活用が可能になる
・各拠点で必要な文書を必要な時に出力するため、現場のニーズに迅速に対応できる
・文書の電子化で、担当者がパソコンの画面上で閲覧する方式に変更する

こうしたテーマを実現することで、その結果”業務効率化”につながっていくことになります。

　　ＩＴ機器・複合機導入による業務効率化をご検討中の方はぜひご相談ください。