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複合機サガス

　複合機のサガス 　
◆複合機を取り巻くトレンドは、「文書の電子化と共有」「セキュリティ対策」です。

【テーマ】業務別、部門別ドキュメントソリューション（例）


　本サイトでは「複合機の活用提案」という観点から、
　　1：セキュリティ対策、個人情報保護対策
　　２：情報の共有化と活用の効率化−ドキュメント（文書）データの管理
　　３：業務効率化とコスト削減について、述べてきました。
　　ではドキュメントソリューション、文書作成・管理にともなう課題と解決策を、
　　企業における「部門」（業務）からみてみると、どのようになるでしょうか。

□営業・広報部門では、

　・提案書を作成するとき過去の提案情報を有効に活用したい。
　・顧客との契約書など、重要な文書を部門で共有したい。
　・契約書類およびその履歴情報や契約期間を効率的に検索したい。
　・問い合わせ業務で発生する膨大な契約書の検索を効率化したい。など、
　そのほかにも様々なテーマが浮かび上がってきます。

　顧客の要望や課題に応じた提案書や個別商品のチラシなどを素早く作成するためには、
　1.提案書やプレゼン資料の共有化を図り、営業ツールのクオリティーを統一する
　2.商品情報・カタログ・販促ツールのデータを一元的に管理し、最新の情報を利用するセールス
　　コンテンツを共有化する、こうしたシステムの構築が求められます。

　さらに営業部門においては契約時には、保守契約書、リース注文書、売買契約書等、複数の
　契約書が発生します。それらの文書を電子化・ファイリングすることで情報共有と検索の円滑化
　もまた可能となるでしょう。

　

□人事・総務部門では・・

　・プリント出力した文書からの情報漏洩を防止したい。また、無駄な出力を低減したい。
　・契約書類およびその履歴情報や契約期間を効率的に管理・検索したい。
　・台帳管理している紙図面を電子化し、容易に検索したい。
　・社内規定や法律業務文書の効率的な管理や活用がしたい。

□技術・開発・製造部門では・・

　・図面承認のための押印を電子化して、紙出力をなくしたい。
　・少ない投資で、設計/図面管理/出図業務を効率化したい。
　・図面や技術文書のレビューの効率化やメンバーの情報共有を行ないたい。
　・仕入先との調達関連データの配布や授受を効率化したい。

　それぞれ業務の範囲や内容に応じて”独自”のテーマがあります。企業におけるセキュリティ対策や
　情報の共有化、あるいは情報（ドキュメント）の管理やその効率的な活用という課題と密接に関連
　しながら、部門の立場からのシステム構築も肝要です。
　営業・広報部門だけに限らず課題の解決は「新しい情報の反映と過去の提案を活用する仕組み」
　にあるといえます。

　ＩＴ機器・複合機導入をご検討中の方はぜひご相談ください。